会务会议策划怎么做?

会议策划首先要了解客户需求,确定会议流程,设计舞美灯光 演绎 等细节需要注意
会议组织流程

1、 明确活动背景、目的

2、 明确活动主题、时间、地点、参与人员、参与人数、活动内容、相关准备材料种类、数量

3、 组织会务工作小组,确定会务组领导及成员,制定会议准备工作部署

4、 根据确定的会议议程,制定会议预算,申请专项会务费用

5、 确定明确的会议议程、落实参会人员参加情况、会议具体地点情况、参会人员住宿安排情况、会议车辆情况,安全应急预案情况,形成会务指南样稿,经会议小组领导确认后开始印刷

6、 发布会议通知,包括会议时间、地点、提交会议材料格式要求、参会人员

7、 确认发言人,选择标准:有演讲能力、有影响力、受到普遍尊重的、实际经历丰富、感人或幽默的故事

8、 根据时间进行预演,防止时间不够和提前结束的现象

9、 活动前期宣传

10、 确定背景图、横幅、参会证、桌签、路引、活动现场路线图的样式和内容,经会议小组领导确认后,开始制作横幅、参会证、桌签等

11、 检查各项宣传材料到位情况,包括横幅、路引、桌签、参会证

12、 参会人员房间安排、餐饮安排

13、 提前安排人员到达会议现场,安排会议室、住宿、餐饮事宜

14、 检查各项会务资料到位情况,包括汇报材料、会务指南等

15、 检查会议住宿、餐饮安排情况,如有晚宴,要协调好地点、酒水

16、 确定进场时间、搭建内容

17、 提前一天与主持人沟通,进行现场彩排与准备

18、 组织布置会议室,并确定室内各项设备到位情况,包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电话会议机、打印机、录音笔、激光笔、电源、纸、笔、饮用水、鲜花、茶歇、应急药品、摄影摄像设备

19、 全面检查各项工作落实情况,安排好指引人员、会议记录人员、会议电脑投影仪操作人员、摄影摄像人员,统一着装

20、 确定参会人员到会议所在地具体时间,做好分组

21、 专人举牌迎接来宾,引领至接待区集中,同时段来宾集合完毕,引领上车。至酒店,引导到接待台签到。

22、 熟悉来宾的工作人员应站在大门口迎接,做好参会签到,人员到位后发放房卡、资料袋,包括会务指南、参会证、纸笔、温馨提示(注意事项提醒、用餐及活动提醒)

23、 VIP接待:专人专车全程陪同,专车送达酒店,引至贵宾区休息,代办手续,送至房间。开会时由高级别的领导亲自陪同,指引坐在前排

24、 选好合影位置

25、 回程票务协调

26、 送宾流程:在酒店大堂定时定班, 专人领队,专人跟车

27、 会议结束后,回收自带物品、整理会议纪要,发布会议成果,总结会议组织经验教训
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